Microsoft Teams is meer dan een chat- of vergaderapplicatie. Hoewel het vaak wordt gebruikt zoals Skype of Slack, heeft Teams functionaliteit die het een robuuste oplossing maakt voor samenwerking tussen teams, terwijl je tegelijkertijd verbonden blijft met collega's over de hele wereld. Het is tegenwoordig een bijzonder handig hulpmiddel, aangezien het hele personeelsbestand vanuit huis werkt, en velen voor het eerst op afstand werken.
Of je het nu al jaren gebruikt of niet bekend bent met het platform, Microsoft Teams kan ontmoedigend zijn. Er zijn talloze tools en menu's om door te bladeren, en net als Microsoft's eigen Excel, hebben de meeste mensen alleen het oppervlak aangeraakt. Dat gezegd hebbende, hier zijn enkele van onze favoriete Microsoft Teams-functies, zodat u het platform onder de knie kunt krijgen.
Samenwerken aan bestanden
Microsoft Teams biedt een aantal geweldige samenwerkingstools, een van onze favorieten is het tabblad Bestanden in de bovenste balk. Eenmaal aangeklikt, kunt u bestanden in realtime bewerken met uw team en dat allemaal zonder extra applicaties te openen. Dit werkt met Word, Excel, Powerpoint en andere Microsoft Office-toepassingen, waardoor u de vrijheid hebt om een bestand te uploaden, samen te werken en op te slaan terwijl u praat met leden van uw team of andere teams.
Deze bestanden worden allemaal automatisch opgeslagen, zodat u uw voortgang niet verliest, en ze zijn allemaal beschikbaar voor iedereen in de vergadering.
Plan je dag met taken
Taken die onlangs zijn gelanceerd als vervanging voor de functies To Do en Planner. Het combineert het nut van beide in een enkele applicatie die beschikbaar is via desktop, web of op uw mobiele apparaat.
Taken is meer dan een takenlijst. Het gebruikt een bot, de Tasks Bot, om taken van elk bericht te maken, zodat u gemakkelijk individuele taken kunt beheren, evenals actie-items en groepstakenlijsten van uw volgende vergadering.
Je hebt toegang tot Taken via het tabblad Teams-app. Om een nieuwe taak aan te maken, klik je op de drie puntjes aan de rechterkant. Klik op Meer acties en tot slot Taak maken. Elk van deze takenlijsten is onderverdeeld in individuele en gedeelde plannen, zodat u persoonlijke taken kunt scheiden van bruikbare items die u met collega's zou kunnen delen.
Bestrijd vermoeidheid bij vergaderingen met de Together-modus
Na het begin van de pandemie, toen veel teams overstapten naar fulltime externe werkplekken, werden we overspoeld met nieuws over vermoeidheid bij vergaderingen. Dit, voor de meesten van ons een nieuw concept, is ontstaan uit een snelle verschuiving naar een werkplek zonder direct contact met collega's, en de onmiddellijke zegen van online meetings en strategiesessies. Werknemers, zoals je je misschien kunt voorstellen, begonnen al snel tekenen van vermoeidheid te vertonen bij het ontmoeten van hun collega's en collega's, alleen via videochat.
Microsoft heeft in een poging dit te bestrijden de Together-modus gebouwd. De Together-modus voelt in de kern een beetje gimmicky aan. In werkelijkheid slaagt de mogelijkheid om je avatar in een ruimte te projecteren met andere deelnemers aan de vergadering er echter in om deze vergaderingen een beetje persoonlijker te maken. Afgezien van het bestrijden van vermoeidheid bij vergaderingen, beweert Microsoft dat deze functie deelnemers helpt om gesprekken te volgen, sociale signalen te identificeren en op een meer natuurlijke, gemoedelijke manier tussenbeide te komen.
Om de samen-modus te gebruiken, klikt u op uw profiel en kiest u vervolgens het tabblad "Instellingen". Vink 'Nieuwe vergaderervaring inschakelen' aan en start een gesprek met ten minste vijf mensen. Zodra het gesprek is begonnen, klikt u nogmaals op de boomstippen en selecteert u 'Samenmodus'.
Upload een leuke achtergrond
Met Teams kunt u eenvoudig uw achtergrond aanpassen voor online vergaderingen en brainstormsessies. Of je nu dat onopgemaakte bed achter je probeert te verbergen, of gewoon een beetje persoonlijkheid wilt tonen tijdens je volgende vergadering, door een virtuele achtergrond te uploaden, kun je voorbij het alledaagse en iets creatievers doen.
Dit kan een bedrijfslogo zijn, of misschien zelfs een livevideo zoals deze, waarin een man de kamer binnenloopt om zichzelf halverwege de vergadering thee te geven.
Om een aangepaste achtergrond toe te voegen, klikt u op het menu met drie stippen en klikt u op 'Achtergrondeffecten weergeven'. Kies daar "Nieuwe toevoegen" en upload je eigen afbeelding of video. Als u klaar bent, klikt u op "Toepassen" om uw aangepaste achtergrond te selecteren.
Poll uw collega's met Polly
Teams heeft een aantal plug-ins die waanzinnig handig zijn. Een daarvan heet Polly en het is een snelle en eenvoudige manier om uw collega's te peilen zonder de spreker tijdens uw volgende vergadering te onderbreken. U kunt peilingen plannen voor de toekomst en ze zelfs anoniem verzenden.
Om een peiling te verzenden, klikt u op de drie stippen onder het nieuwe berichtchatvenster. Klik op Polly en stel je poll in.
Vereenvoudig uw vergaderervaring met slash-opdrachten
Slash-commando's zijn eenvoudig te gebruiken: typ gewoon een slash ("/") in het chatvenster en u krijgt een aantal handige snelkoppelingen te zien. Deze zijn ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken door een zekere mate van automatisering te bieden voor eenvoudige taken. U kunt slash-opdrachten gebruiken om verschillende dingen te doen, zoals uw status wijzigen, al uw ongelezen berichten bekijken of zelfs nieuwe gesprekken starten.
Om het uit te proberen, typt u gewoon een schuine streep in het berichtvenster en volgt u de prompt voor de opdracht die u wilt uitvoeren.
Maak een bladwijzer voor uw berichten
Berichten een bladwijzer maken is een geweldige manier om nuttige weetjes op een veilige plaats te bewaren, zodat u ze later kunt openen.
Als u deze berichten opslaat, wordt er niet alleen een kopie gemaakt die u later kunt bekijken, het koppelt uw plaats in het gesprek, waardoor het een waardevolle manier is om toegang te krijgen tot hele discussielijnen zonder afzonderlijke berichten op te slaan. Als u bijvoorbeeld het eerste bericht in een thread opslaat, kunt u daar beginnen met lezen en naar beneden scrollen door de rest van de berichten totdat u het punt bereikt waarop u wilt stoppen.
Om het te gebruiken, klikt u op het menu met de drie stippen naast het bericht en kiest u 'Dit bericht opslaan'. Je kunt deze berichten terughalen door op je profielfoto rechtsboven in de Teams-app te klikken en "Opgeslagen" te kiezen, maar een snellere manier is met het schuine streep-commando "/saved" (zonder de aanhalingstekens).