De meesten van ons maken zich af en toe schuldig aan het klagen over ongewenste e-mails of rommelige inboxen, maar weinigen van ons doen er iets aan. Gmail heeft krachtige filteropties, opties die crimineel onderbenut worden. Als je het hebt aangescherpt, en met een beetje creativiteit, kun je ook je inbox temmen. En het is niet zo moeilijk als je misschien denkt.
De sleutel is om filters toe te passen zoals ze zinvol zijn. Je kunt beginnen met een handvol, zoals de hieronder genoemde, maar je moet altijd bereid zijn om je filterstrategie aan te passen als nieuwe methoden zinvol zijn, of nieuwe e-mails die je inbox overspoelen die geen van je bestaande filters activeren. Dit is een spel van stapsgewijze verbetering, en elk filter zou uw leven een beetje gemakkelijker moeten maken.
Laten we beginnen. Voor alle onderstaande tips begint u door op het tandwielpictogram in de buurt van uw accountafbeelding in de rechterbovenhoek te klikken, op de knop "Alle instellingen bekijken" bovenaan te klikken en het tabblad "Filters en geblokkeerde adressen" te kiezen. Vanaf daar klik je onderaan op "Een nieuw filter maken" en je bent klaar om te gaan.
Spam
Gmail heeft al geweldige spamfilters en je kunt berichten markeren als spam om de AI te helpen nieuwe patronen te herkennen. Maar er is altijd dat ene bedrijf dat onopgemerkt voorbij glipt. Je hebt geprobeerd je af te melden van de lijst. Je hebt geprobeerd het als spam te markeren en op de een of andere manier slaagt het er toch in om je inbox te bereiken bij elke nieuwe mailing.
Hier is hoe het te repareren.
1) Typ in het gedeelte "Van" het e-mailadres dat u wilt blokkeren. U kunt ook een jokerteken toevoegen door een asterisk (*) voor het @-symbool in te typen om alle e-mails van dat domein te filteren.
2) Klik op de knop Filter maken.
3) Kies Verwijder het en klik op de knop Filter maken.
Zorg ervoor dat u belangrijke e-mails ziet
Aan de andere kant van het spectrum zijn er de e-mails waarvan u zeker wilt zijn dat u ze ziet, maar die gewoonlijk worden begraven onder talloze e-mails die u niet ziet. Je kunt dit ook oplossen met filters.
1) Typ het e-mailadres in het gedeelte Van en klik op de knop Filter maken.
2) Kies "Ster aan" en "Altijd markeren als belangrijk" en klik vervolgens op de knop Filter maken.
Deze e-mails hebben nu een ster en het label 'Belangrijk', waardoor ze veel moeilijker te missen zijn. Maar als je nog twijfelt, check dan de volgende tip.
Maak een nieuwe inbox met mappen en labels
Als u de inbox volledig wilt overslaan, kunt u belangrijke e-mails automatisch naar hun eigen map filteren, waardoor u de facto een tweede (of derde, vierde, enz.) Inbox krijgt. Dit is handig om werkgerelateerde e-mails in hun eigen map te filteren, of misschien kunt u het gebruiken voor kortingsbonnen, reisgegevens en reisroutes, of e-mails over school, familie of nieuwsbrieven waarop u zich abonneert.
1) Voeg het e-mailadres toe in het gedeelte Van en klik op de knop Filter maken. U kunt meerdere e-mailadressen aan hetzelfde filter toevoegen door elk een komma en een spatie achter het e-mailadres te plaatsen.
2) Kies 'De inbox overslaan (archiveren)' en 'Het label toepassen'.
3) Selecteer een label of maak een nieuwe aan en houd de naam zo specifiek mogelijk.
4) Klik op Filter maken.
Alle e-mails van deze adressen slaan nu de inbox over en verschijnen alleen in de map die u hebt geselecteerd. Als u op de map in uw Gmail-zijbalk klikt, verschijnt er een geheel nieuwe inbox met alleen deze berichten.
Categoriseer uw spam
Een weinig bekende functie van Gmail is dat het werkt, zelfs als je je e-mailadres aanpast. Probeer ergens in uw e-mailadres een punt of een plusteken toe te voegen (vóór het achtervoegsel @gmail.com) en kijk hoe deze e-mails uw inbox nog steeds weten te vinden.
Het leuke hier is dat je deze e-mailadressen afzonderlijk van je belangrijkste kunt filteren. Ik gebruik het om e-mailnieuwsbrieven automatisch te filteren, zonder dat ik nieuwe filters hoef in te stellen.
1) Abonneer u op een nieuwsbrief met uw nieuw gewijzigde adres. De mijne ziet er ongeveer zo uit: [email protected]. Door het achtervoegsel "+tech" achter mijn normale e-mailadres toe te voegen, weet ik dat alles met "+tech" een e-mailnieuwsbrief is waarop ik me heb geabonneerd. Ik kan dan filteren op die wijziging.
2) Voeg in het gedeelte "Aan" uw gewijzigde e-mailadres toe en klik op de knop Filter maken.
3) Klik op "Label toepassen" en kies vervolgens het gewenste label. Ik stuur alles met '+tech' naar mijn label 'tech-nieuwsbrieven', wat betekent dat ik dit e-mailadres kan gebruiken wanneer ik me abonneer op nieuwe nieuwsbrieven en ik ze niet allemaal handmatig in het juiste label hoef te filteren.
E-mails met agendameldingen doden
Mijn inbox wordt elke dag overspoeld met meldingen dat die en die mijn agenda-uitnodiging voor een vergadering hebben geaccepteerd. Je kunt deze ook filteren, wat vooral handig is als je een agenda-app gebruikt en je deze meldingen toch op je telefoon krijgt.
1) Voeg in het gedeelte "Onderwerp" "Geaccepteerd:" toe en zorg ervoor dat u de dubbele punt na en zonder de spatie gebruikt. We willen de gebeurtenis niet activeren wanneer iemand het heeft over een geaccepteerd contract of een ander werkgerelateerd ding dat we zouden willen zien.
2) Klik op de knop Filter maken.
3) Vink Verwijder het aan en klik op de knop Filter maken.
Deze vijf zouden je op weg moeten helpen met een schonere inbox, maar zoals we eerder al zeiden, voel je vrij om te experimenteren en nieuwe filters toe te voegen als ze zinvol zijn. Dit is een krachtig hulpmiddel, alleen beperkt door uw verbeeldingskracht wanneer u het gebruikt.