In een recente enquête hadden twee van de drie mensen aan wie ik vorige week vanuit mijn raam vragen schreeuwde geen idee wat Google Docs was, terwijl de ander me gewoon vertelde dat ik een broek aan moest doen. Vraag een willekeurige post-Gen Xer wat Google Docs is, en je krijgt waarschijnlijk een ander antwoord. Hoewel Google (de zoekmachine) een ongelooflijke populariteit heeft vergaard - een marktaandeel van meer dan 85% claimt en zo synoniem is geworden met het online zoeken naar dingen dat het merk nu vaker als werkwoord dan als zelfstandig naamwoord wordt gebruikt - worden vele andere diensten aangeboden door de techgiganten hebben nog een lange weg te gaan voordat ze datzelfde niveau van bekendheid bereiken.
Een van die services is Google Docs, een onderdeel van de gratis Google Docs Editor-suite en premium Google Workspace-suite met kantoor- en productiviteitstools. Als u de naam Google Workspace niet kent, bent u deze misschien eerder tegengekomen als G Suite, of nog verder terug als Google Apps. Het is deze stroom van besluiteloze rebranding die de acceptatie van Google's premium online suite door velen mogelijk heeft belemmerd, maar in de razendsnelle, adrenaline-aangedreven wereld van tekstverwerkers krijgt Google Docs steeds meer grip als de belangrijkste concurrent op de markt- domineert Microsoft Word.
Met meer mensen die een thuiswerkaanpak hanteren dan ooit tevoren, bevindt Google Docs zich in een uitstekende positie om zijn gebruikersbestand te zien groeien. Dus wat zijn enkele van de opvallende kenmerken die de groeiende populariteit van Documenten laten zien en het benadrukken als een echte concurrent en mogelijk beter geschikte app voor u om te overwegen?
Ik haal veel kilometers uit tekstverwerkers, dus besloot ik Google Docs te testen en het een paar van mijn wekelijkse lopende taken en projecten te laten afhandelen om te zien hoe het ging.
Prijzen en pakketten van Google Documenten
Als je een persoonlijk Google-account hebt, heb je al gratis toegang tot veel van de productiviteitstools van Google via de Google Docs Editor Suite. Dat betekent dat Google Documenten, Presentaties, Spreadsheets, Formulieren, Tekenen, Sites, Drive en Keep allemaal gratis beschikbaar zijn voor gebruik. U kunt ook onbeperkt gebruikmaken van de app-versies van deze tools. Persoonlijke Google-accounts hebben een Google Drive-opslaglimiet van 15 GB, wat een aanzienlijke hoeveelheid is voor het opslaan van kantoordocumenten. Als u echter meer opslagruimte nodig heeft, biedt Google een premiumservice met de naam Google One waarmee u uw opslagruimte voor slechts $ 2 per maand kunt verhogen tot 100 GB.
Er is geen echt nadeel aan het gebruik van de gratis aanbiedingen van Google; u kunt veel bereiken met het gratis aanbod van Google. Als u echter op zoek bent naar iets dat meer geschikt is voor bedrijven of om groepen mensen te beheren, is er altijd Google Workspace.
Google Workspace is de premium productiviteitssuite die wordt aangeboden door Google. Het bevat de reeks tools van Google Documenten en een of twee andere die zijn gericht op communicatie, beveiliging en beheer voor het beheren van werknemers of gebruikers. Prijzen beginnen vanaf $ 6 per gebruiker, per maand en het abonnement omvat tal van voordelen, zoals aangepaste e-maildomeinen, digitale whiteboarding, extra ondersteuning voor bestandstypes voor Google Drive, chatberichten en betere bescherming tegen phishing en spam. Er is ook een aanzienlijke verhoging van uw opslaglimiet, afhankelijk van welke van de vier premium-pakketten van Google Workspace u kiest, met opties van 30 GB, 2 TB en 5 TB met een maximum aan een nogal vaag "zoveel als u nodig heeft".
Er zijn zeker redenen om premium te gaan als u een aantal werknemers moet micromanagen of het Gmail-domein uit uw e-mail wilt verwijderen. Maar de belangrijkste kantoorsuite en zijn functies zijn de belangrijkste trekpleister en zijn net zo functioneel vanuit de gratis Google Docs Editor-suite.
Google-ontwerp en interface
Google Documenten behoudt de gebruikelijke moderne, platte, stilistische iconografie die de meeste Google-producten bevatten. Hoewel het er vanuit een ontwerpperspectief geweldig uitziet en moderniteit ademt in de typische tekstverwerkerinterface, kan ik niet anders dan het gevoel hebben dat er een duidelijk gebrek aan persoonlijkheid is aan het bijna steriele uiterlijk van Docs. Dit is tenslotte hetzelfde bedrijf dat zijn stagiaires propellerhoeden laat dragen terwijl ze verwachten dat hun personeel het hoofdkantoor doorkruist met behulp van een reeks glijbanen en brandweerstokken als een stel ninjastrijders met zakbeschermers.
Docs handhaaft zijn minimalistische presentatie door veel van de rommel te verwijderen die bij zijn tijdgenoten te vinden is. Google heeft dit voornamelijk gedaan door Documenten te beperken tot één gerichte werkbalk die de meest voorkomende acties omvat, zoals opmaak, lettertypen, kleuren, uitlijningen en invoegingen. De meeste gebruikers voeren doorgaans de meeste taken uit vanaf deze primaire werkbalk, wat geweldig is voor de productiviteit, omdat alles direct beschikbaar lijkt op één gemakkelijk bereikbare plaats.
Het is vermeldenswaard dat, omdat Google Documenten een online service is, u beperkt bent tot lettertypen in de Google Fonts-bibliotheek. Er is momenteel geen manier om aangepaste lettertypen te importeren, wat frustrerend kan zijn voor degenen die van tijd tot tijd een gespecialiseerde stijl nodig hebben voor een project waaraan ze werken. Google Fonts is echter vrij uitgebreid en dus, met een beetje creativiteit in combinatie met een behoorlijk aantal beschikbare add-ons, vind je dit misschien minder een probleem.
Verdere opmaak en hulpmiddelen zijn te vinden in de vervolgkeuzemenu's die netjes in de kop van de pagina zijn weggestopt. Dit zorgt voor een minder afleidende werkruimte die het meeste haalt uit het beschikbare schermvastgoed. Omdat Documenten echter via een webbrowser lopen, gaan de inspanningen van Google alleen zo ver als de individuele gebruikersinstellingen toelaten, met bladwijzerbalken, extensies of zoekbalken die standaard de beschikbare verticale ruimte beperken.
U kunt dit echter compenseren door de koptekst van Google Docs te minimaliseren, waardoor de vervolgkeuzemenu's en bredere Google Workspace-pictogrammen uit het zicht worden verwijderd en een deel van de verloren ruimte op de pagina wordt hersteld. Documenten implementeert vervolgens een handige zoekbalk in uw primaire werkbalk waarmee u kunt zoeken naar items die zich anders in de vervolgkeuzemenu's bevinden, wat betekent dat u nooit van die tools wordt afgesneden als u ze nodig heeft.
Het eindresultaat is meer dan alleen een lust voor het oog; de minimalistische esthetiek zorgt ervoor dat de algehele presentatie schoon lijkt en navigatie is een eenvoudige aangelegenheid. Docs handhaaft de traditionele tekstverwerkerlay-out en vereenvoudigt deze waar mogelijk. Het is een ontwerpkeuze die nieuwe gebruikers verwelkomt zonder over te komen als een uitgeklede versie van de concurrentie.
Prestaties en compatibiliteit van Google Documenten
Dankzij het lichtgewicht ontwerp in de app- en browserversies, voelt Google Docs soepel en responsief aan met het laden van bestanden zonder echte vertraging. Zowel de browser als de app presteerden indrukwekkend toen ik tussen verschillende documenten wisselde om hun laadtijden te meten. Bij de meeste documenten bent u meestal binnen een seconde of twee klaar om te gaan, hoewel bestanden met veel afbeeldingen de neiging hebben iets langer te duren (wat te verwachten is). Het hele proces van het openen van bestanden vanuit Google Drive is echter snel en pijnloos.
Een van de geweldige dingen van Google Documenten zijn de platformonafhankelijke mogelijkheden. Er zijn geen OS-specifieke bestandstypen om mee om te gaan als het gaat om Documenten. In plaats daarvan kan iedereen met een apparaat dat Chrome, Firefox, Safari, Internet Explorer of Microsoft Edge kan draaien (of die de Google Documenten-app op zijn mobiele apparaat heeft geïnstalleerd) zonder problemen mensen creëren, lezen, bewerken en ermee samenwerken. Zo hoeft u zich geen zorgen meer te maken of er een bestand wordt geopend op het platform van de persoon die uw document ontvangt. Het is gewoon een hoofdpijn minder in een onnodig gefragmenteerde markt.
Het ontvangen van bestanden van anderen die buiten de kantoorsuite van Google zijn gemaakt, is ook veel minder vervelend, omdat Docs compatibel is met een gevarieerde selectie van bestandsindelingen. Documenten kunnen lezen en opslaan in veel populaire formaten zoals Microsoft Word, OpenDocument, RichText, PDF en platte tekst. Je kunt je document zelfs downloaden als EPUB als je het wilt verspreiden. Hoewel u niet rechtstreeks kunt opslaan in de Apple Pages-indeling, kunt u ze nog steeds in Google Docs laden en van daaruit bewerken, hoewel u deze als een andere indeling moet exporteren als u klaar bent. Dit niveau van compatibiliteit is moeilijk te betwisten, zelfs als sommige meer complexe formaten zoals PDF's de neiging hebben om opmaak te verliezen bij het openen.
Functies van Google Documenten
Google Docs is in de eerste plaats een online tool. Het was ontworpen om op die manier te zijn. Als het gaat om online samenwerken met anderen, straalt Docs zo helder uit dat het vliegtuigen door mist kan leiden. Zodra u een document via e-mail of directe link deelt, kunnen maximaal 100 mensen dat document tegelijkertijd bekijken, bewerken en erop reageren. Dat is één meer dan de co-authoringlimiet van Word van 99. Het is duidelijk dat Google een Price Is Right-benadering hanteert om de concurrentie te overtreffen. Ik weet niet wat voor vreselijke puinhoop je zou moeten veroorzaken in Documenten waarvoor eigenlijk 100 mensen nodig zouden zijn om rond te komen, te porren en te porren met suggesties en bewerkingen. Maar wetende dat u zo'n grote groep kunt krijgen, toont de veelzijdigheid van de samenwerkingshulpmiddelen van Google Documenten.
Alle bewerkingen vinden in realtime plaats, waarbij elke unieke gebruiker in het document wordt opgespoord met een willekeurig toegewezen kleur en cursor. Hun bewerkingen en suggesties worden gemarkeerd door toegewezen kleuren en zweven aan de rechterkant van de pagina, in afwachting van uw feedback. Als u ervoor kiest deze suggesties te accepteren, worden automatisch wijzigingen in het document aangebracht. Opmerkingen van redacteuren over specifieke secties worden geel gemarkeerd en door op die sectie te klikken, wordt de feedback voor uw erkenning gemarkeerd.
Tijdens het samenwerkingsproces kunnen documenten gemakkelijk onoverzichtelijk en moeilijk leesbaar worden. Gelukkig betekent de focus van Google Docs op een vereenvoudigd werkgebied dat u zich niet verdwaalt te midden van een zee van correcties die moeilijk te lezen of te verwerken zijn. Je hebt zelfs toegang tot je volledige bewerkingsgeschiedenis als je later wijzigingen aanbrengt.
Google Docs is in de kern een redelijk robuuste tekstverwerker. Wat het tot een echte concurrent verheft, zijn alle toeters en bellen van Google die het met zich meebrengt. Als u grafieken, afbeeldingen of bestanden in uw document invoegt, maakt u gebruik van de bredere Google Workspace- en Google Drive-services. U kunt uw document zonder al te veel poespas vertalen naar elke beschikbare Google Translate-taal. U kunt ook uw stem gebruiken om te typen, gebruikmakend van de indrukwekkende Speech-to-Text-technologie van Google. Documenten kunnen automatisch alle spelling corrigeren en in realtime grammaticasuggesties doen dankzij de machine learning en het woordenboek van Google. Er is ook de Google Workspace Marketplace die tal van add-ons biedt om de beschikbare functies verder uit te breiden.
Er zijn ook enkele interessante ingebouwde tools die de productiviteit van Documenten verder verhogen, namelijk de outliner en het verkennen-tabblad. De outliner is een uitschuifbaar zijbalkmenu dat automatisch uw kopteksten en titels bijhoudt en ze vervolgens presenteert als een interactieve lijst die als een soort index fungeert, zodat u veel gemakkelijker door grotere documenten kunt bladeren. Aan de onderkant van de pagina bevindt zich een zwevende knop die u naar het tabblad Verkennen leidt, zodat u snel kunt zoeken naar citaten, afbeeldingen en Google Drive-inhoud.
Automatisch opslaan van Google Documenten
Een van de meest waardevolle functies van Documenten is het automatisch opslaan. U zult een duidelijk gebrek aan een opslagknop opmerken in Google Documenten; dit komt omdat opslaan een continu proces is dat automatisch wordt uitgevoerd bij elke toetsaanslag en klik (zolang je een stabiele internetverbinding hebt). Het is van onschatbare waarde als u het type persoon bent dat vaak spaart als een bijzaak in plaats van een gewoonte.
Mocht je computer vastlopen - of je laat je apparaat even onbeheerd achter en die Windows Update die je een week hebt uitgesteld, besluit uiteindelijk om zichzelf door te zetten - dan blijf je niet achter als een potentiële r/WatchPeopleDieInside-kandidaat. Mocht dat toch gebeuren, dan kunt u tijdverspilling vermijden en hetzelfde document op een ander apparaat laden en naadloos doorgaan met uw werk vanaf het moment dat u was gestopt. En zodra u weer toegang heeft tot uw hoofdapparaat, schakelt u gewoon terug met al uw up-to-date werk dat wacht.
Dankzij vlekkerig internet was er een paar keer dat ik de verbinding verloor tijdens het gebruik van Google Docs. Op die momenten ging ik door met schrijven en het document begon meteen met opslaan zodra er weer verbinding was. Er is een offline versie van Google Docs beschikbaar, maar deze is alleen verkrijgbaar via een Google Chrome-extensie. Voor een app die zoveel doet om compatibiliteit op verschillende platforms en browsers te bevorderen, is het jammer dat Google heeft besloten om offline toegang op zo'n specifieke manier te vergrendelen.
Waar het op neerkomt:
Als het gaat om het kiezen van uw tekstverwerker of kantoorsuite, weten we allemaal dat Microsoft in veel ogen de koning van de heuvel is. Met bijna vier decennia van ontwikkeling is het niet gemakkelijk voor een andere tool of suite om langs te komen en bij te praten. En hoewel kan worden gezegd dat Google Documenten niet hetzelfde niveau van functies heeft als Word, mist het echt $ 70 aan functies? Volgens mij niet. Het meeste van wat Docs mist, kan worden gevonden als add-ons, en de tools die het gratis aanbiedt, zouden u ertoe moeten brengen om zoveel te betalen voor een Microsoft 365-abonnement.
Er is een frisheid aan wat Google aanbiedt met Documenten; het ziet er modern uit, voelt modern aan en is gemaakt met moderne internetgerichte samenwerking in het achterhoofd. Wat het doet, doet het heel goed. Wat het niet doet, is voor de meeste gebruikers niet belangrijk.
Documenten overtreft de concurrentie in samenwerking, draagbaarheid, compatibiliteit en zelfs in mogelijke aanpassingen via de Google Workspace Marketplace. Het is gemakkelijk onder de knie te krijgen, er is minder rommel en de algehele ervaring is soepel en intuïtief. Oh, en het is gratis.
Voor iedereen die is geabonneerd op de wedstrijd, is Google Docs op zijn minst de moeite waard om te proberen, omdat u mogelijk betaalt voor een reeks tools die al gratis voor u beschikbaar zijn.
Google Docs, hetzij via de Google Docs Editor-suite of Google Workspace, is een definitieve uitdager op de markt voor kantoor- en productiviteitssuites. Het kan er zelfs de toekomst van zijn.